AI & Automatisering

Offertes automatisch maken vanuit jouw aanvraagproces

Klantgegevens kopiëren, producten opzoeken en telkens dezelfde teksten aanpassen: een offerte opstellen vraagt vaak meer handelingen dan nodig. TwoScript verbindt jouw aanvraaggegevens, prijsafspraken en software tot een proces dat conceptoffertes voorbereidt. Jij controleert het voorstel en beslist wat de klant ontvangt.

Vraag een automatiseringsanalyse aan Bekijk onze werkwijze

Tijd besparenMinder handmatig werk
Minder foutenBetere data en controle
Meer ruimteFocus op wat echt belangrijk is

E-mail ontvangen
Gegevens uitlezen met AI
Controleren en verwerken
Klaar in je systeem

Resultaat

Laat je werk voor je werken

Door AI en automatisering slim in te zetten, bespaar je tijd, verminder je fouten en houd je meer ruimte over voor wat echt telt: je klanten en je groei.

Minder handmatig werk
Betere data en minder fouten
Kortere doorlooptijden
Meer tijd voor klanten en groei

Vraag een automatiseringsanalyse aan

Iedere offerte begint opnieuw met zoeken en overnemen

Een aanvraag staat in een e-mail, de prijslijst in een spreadsheet en klantafspraken in het CRM. Een medewerker verzamelt alles en past een oud voorstel aan. Daardoor kunnen verouderde teksten, een verkeerde contactpersoon of een vergeten onderdeel in een nieuwe offerte terechtkomen.

Bij maatwerkopdrachten blijft een inhoudelijke inschatting nodig. Toch zijn ook daar veel stappen herhaalbaar: gegevens verzamelen, een passende opbouw kiezen, bedragen berekenen en het voorstel intern laten beoordelen. Juist die onderdelen kunnen we slimmer organiseren.

Van complete aanvraag naar een controleerbaar offerteconcept

We onderzoeken welke informatie nodig is om een voorstel te maken en welke onderdelen volgens vaste afspraken kunnen worden ingevuld. Vervolgens verbinden we de beschikbare bronnen. Denk aan een aanvraagformulier, klantgegevens, productinformatie en een goedgekeurde prijsberekening.

AI kan helpen een vrije aanvraag samen te vatten of een concepttekst te formuleren. Bedragen, kortingen en voorwaarden baseren we op vastgelegde gegevens en regels. Ontbrekende informatie wordt zichtbaar gemaakt. Zo ondersteunt de automatisering de voorbereiding, terwijl commerciële keuzes en de uiteindelijke goedkeuring bij je team blijven.

Wat kan er binnen jouw offerteproces worden geautomatiseerd?

Aanvragen omzetten naar een opzet

Laat een webformulier of gestructureerde aanvraag de juiste offerteonderdelen klaarzetten. Ontbrekende invoer wordt teruggekoppeld voordat een concept als compleet wordt beschouwd.

Berekenen met vastgelegde prijsregels

Gebruik afgesproken tarieven, aantallen en combinaties voor een herhaalbare berekening. Bij afwijkende wensen blijft een handmatige beoordeling mogelijk.

Klantgegevens en teksten invullen

Haal de juiste contactpersoon op en gebruik de goedgekeurde teksten voor het betreffende type opdracht. Zo hoeft een collega minder gegevens uit eerdere voorstellen te kopiëren.

Akkoord doorgeven aan het vervolgproces

Een geaccepteerd voorstel kan de voorbereiding van een project of factuur starten, voor zover de betrokken software dat ondersteunt. We leggen vast welk akkoord daarvoor nodig is.

Jouw offertewerkwijze als uitgangspunt

1. Voorstellen vergelijken

We bekijken verschillende aanvragen en offertes. Daarmee maken we onderscheid tussen vaste onderdelen, berekeningen en keuzes die deskundig oordeel vragen.

2. Bronnen en regels vastleggen

We bepalen welke prijslijst leidend is, hoe klantafspraken worden gebruikt en wie teksten of voorwaarden beheert. Daarna toetsen we de benodigde koppelingen.

3. Concepten laten beoordelen

Je team vergelijkt automatisch voorbereide voorstellen met de gewenste uitkomst. We testen ook uitzonderingen zoals incomplete aanvragen en afwijkende tarieven.

4. Invoeren in het verkoopproces

We sluiten de oplossing aan op de afgesproken goedkeuring en opvolging. Nieuwe wensen kunnen daarna gericht worden toegevoegd aan dezelfde werkwijze.

Meer aandacht voor het voorstel, minder voor het invulwerk

Een snellere voorbereiding

Beschikbare gegevens en vaste onderdelen staan al klaar. Een medewerker kan eerder beginnen met het inhoudelijk beoordelen van de aanvraag.

Eenduidige uitgangspunten

Vastgelegde prijzen en beheerde teksten beperken het gebruik van achterhaalde informatie. Wijzigingen krijgen een duidelijke bron en eigenaar.

Een betere overdracht na akkoord

Gegevens uit het goedgekeurde voorstel kunnen worden hergebruikt in volgende stappen. Dat voorkomt dat de uitvoering dezelfde opdracht opnieuw moet uitzoeken.

Veelgestelde vragen over offerteautomatisering

Kan een offerte volledig automatisch worden gemaakt?

Voor een afgebakend aanbod met complete invoer en vaste prijsregels kan veel worden voorbereid. Bij afwijkende aanvragen is beoordeling nodig. We spreken daarom af wanneer een concept compleet is en wie toestemming geeft voor verzending.

Kan AI de inhoud van een offerte schrijven?

AI kan conceptteksten helpen opstellen op basis van aangeleverde informatie. Het is geen betrouwbare bron voor prijzen, toezeggingen of voorwaarden. Die onderdelen komen uit jouw goedgekeurde gegevens en worden waar nodig door een medewerker gecontroleerd.

Kunnen mijn huidige offertesjablonen worden gebruikt?

We bekijken de indeling en het bestandsformaat van je bestaande sjablonen. Daarna bepalen we wat herbruikbaar is en hoe variabele onderdelen kunnen worden ingevuld. Soms is een aanpassing nodig om de opmaak betrouwbaar te kunnen genereren.

Is twoManage voldoende voor mijn offerteproces?

Wanneer je vooral offertes, facturen en klanten op één plek wilt beheren, is het zinvol twoManage te bekijken. Heb je bijzondere prijsberekeningen, gegevensbronnen of goedkeuringsstappen nodig, dan onderzoekt TwoScript welke aanvullende automatisering passend is.

Kan een akkoord automatisch een project of factuur starten?

Dat kan onderdeel zijn van het ontwerp als de betrokken systemen de benodigde koppeling ondersteunen. We bepalen hoe een geldig akkoord wordt herkend, welke gegevens worden overgedragen en hoe dubbel aanmaken wordt voorkomen.

Verder automatiseren

Verbind ook de stappen rondom dit proces.

Een goed proces stopt niet bij één taak. Bekijk hoe je de aanlevering, verwerking en opvolging met elkaar kunt verbinden.

Onderzoek waar jouw offertetraject eenvoudiger kan

Laat zien hoe een aanvraag nu een offerte wordt en welke gegevens je daarbij gebruikt. Vraag een automatiseringsanalyse aan om de herhaalbare stappen in kaart te brengen.