Bloemstructuur: maatwerk software voor een uitvaartbloemist

Een bloemstuk bestellen lijkt aan de voorkant vrij eenvoudig. Achter de schermen moeten alleen wel de juiste bloemen worden ingekocht, linten en kaarten worden gemaakt, adressen kloppen, bezorgers weten waar ze heen moeten en facturen netjes in de administratie terechtkomen. Voor die complete puzzel maakten we Bloemstructuur.

Bloemstructuur is maatwerk software voor een uitvaartbloemist met een heel eigen werkwijze. Het systeem brengt bestellingen uit de webshop en winkel samen met productie, dagplanning, bezorging en facturatie. Niet als een verzameling losse schermen, maar als een workflow waarin dezelfde bestelling steeds met het team meebeweegt.

Waarom Bloemstructuur opnieuw is opgebouwd

Bloemstructuur vervangt een intern systeem dat ongeveer tien jaar oud was. Dat systeem was technisch verouderd en in de tussentijd niet voldoende bijgehouden of doorontwikkeld. Daardoor sloot het steeds minder goed aan op moderne koppelingen, veilig gebruik en de manier waarop het team inmiddels werkte.

Ook de dagelijkse praktijk was in die tien jaar verder gegroeid. Een bestelling bestaat namelijk uit veel meer dan een product en een afleveradres. Een bloemstuk kan een eigen samenstelling hebben, er kan een lint of kaart bij horen en soms moeten sokkels of andere attributen later weer worden opgehaald. Ondertussen komt een deel van de bestellingen uit WooCommerce en wordt een ander deel handmatig in de winkel ingevoerd.

De remake moest daarom vooral rust brengen. Medewerkers hoeven niet in verschillende lijstjes te zoeken om te weten wat er vandaag gemaakt, meegenomen of bezorgd moet worden. In plaats daarvan volgt Bloemstructuur de echte werkwijze van de bloemist, inclusief alle uitzonderingen die je in een standaard webshop- of planningspakket niet zomaar kwijt kunt.

Een bestelling is het begin van de hele workflow

In Bloemstructuur worden bestellingen gekoppeld aan een overledene. Vanuit dat centrale dossier zijn de uitvaartdatum, het uitvaartbedrijf, de bezorglocatie, de uitvaartverzorger en alle bijbehorende bestellingen terug te vinden. Dat voorkomt dubbele invoer en maakt het mogelijk om later nog informatie aan te vullen wanneer nog niet alles bekend is.

Per bestelling kunnen meerdere bloemstukken worden toegevoegd. Het team kan een bestaand boeket en de juiste variatie kiezen, maar ook een volledig eigen bloemstuk samenstellen. Bloemen kunnen worden vervangen, aantallen worden aangepast en notities worden per bloem of per bloemstuk vastgelegd. Ook linten, kaarten, bezorgafspraken en retourattributen blijven aan de juiste regel gekoppeld.

Van bloemopbouw naar een werkbare dagplanning

Zodra een bestelling is vastgelegd, komt het werk op de juiste dag in de planning terecht. Het team ziet welke bloemstukken gemaakt moeten worden, welke linten en kaarten nodig zijn en welke adressen op de bezorgroute staan. Met een centrale werkdatum kan iedereen snel vooruit- of terugkijken zonder telkens opnieuw filters in te stellen.

Bloemstukken hebben een eigen voortgang, van Groen af en Nog bloemen toevoegen tot Stuk klaar en Compleet klaar. Medewerkers kunnen werk aan zichzelf of een collega toewijzen en notities direct vanuit de planning aanpassen. Digitale werkbonnen laten de receptuur, linten, kaarten en bijzonderheden zien zonder dat eerst de hele bestelling geopend hoeft te worden.

Ook de logistiek zit erin. Uitgaande bezorgingen worden pas zichtbaar voor de chauffeur wanneer ze klaarstaan, terwijl retourattributen in beeld blijven tot ze daadwerkelijk zijn opgehaald. Voor onderweg en op de werkvloer kunnen compacte PDF’s worden gemaakt, zoals een dagplanning, bezorglijst, leveringskaart of leveringsbon.

Webshopbestellingen eerst controleren, daarna pas doorzetten

Bloemstructuur heeft een koppeling met WooCommerce. Nieuwe webshopbestellingen komen eerst in een importwachtrij terecht. Daar kan een medewerker controleren of het juiste bloemstuk is herkend, een bestaande overledene selecteren of een nieuw dossier aanmaken en ontbrekende gegevens aanvullen. Pas na die controle wordt de bestelling definitief onderdeel van de planning.

Die tussenstap is belangrijk. Productnamen en variaties uit een webshop sluiten niet altijd één op één aan op de manier waarop bloemstukken intern worden gemaakt. Door slim te matchen en twijfel zichtbaar te laten, automatiseert het systeem het voorspelbare werk zonder uitzonderingen stilletjes verkeerd te verwerken.

Factureren zonder dezelfde gegevens nog een keer over te typen

Wanneer het werk is afgerond, gebruikt de factuurmodule de bestaande bestelregels als basis. Conceptregels kunnen nog worden gecontroleerd en aangepast voordat de factuur naar Exact Online gaat. Bloemstructuur kan daar de juiste relatie bij zoeken of aanmaken, de verkoopfactuur klaarzetten en de factuur vanuit Exact naar de klant laten mailen.

Voor de zekerheid is er ook een testmodus. Daarmee kan de koppeling en configuratie worden gecontroleerd zonder dat er meteen een echte factuur of e-mail wordt aangemaakt. Zo blijft een belangrijk administratief proces controleerbaar.

Wat zit er technisch onder?

Bloemstructuur is een browsergebaseerde maatwerkapplicatie, gebouwd in PHP en MySQL met een compacte MVC-structuur. De interface is gericht op snel dagelijks gebruik op kantoor, in de werkruimte en onderweg. Voor koppelingen worden API’s gebruikt, PDF-documenten worden server-side opgebouwd en rollen bepalen welke delen van het systeem een admin, medewerker of chauffeur mag zien.

• WooCommerce-koppeling voor webshopbestellingen, productinformatie en bezorggebieden.
• Exact Online-koppeling voor relaties, verkoopfacturen en factuurmail.
• Dagplanning voor bloemstukken, linten, kaarten, bezorging, attributen en inkoop.
• PDF-werkbonnen en leverdocumenten voor productie en transport.
• Rollen, tweestapsverificatie en beperkte chauffeurstoegang voor veilig gebruik.

Het resultaat: software die de werkdag volgt

Het fijne aan dit project is dat de techniek niet het vertrekpunt was. We zijn begonnen bij de vragen die iedere dag terugkomen: wat moet er vandaag worden gemaakt, wat mist er nog, wie brengt het weg en is de administratie daarna ook compleet? Het resultaat is geen algemeen pakket met bloemennamen erin, maar een systeem dat echt rekening houdt met hoe uitvaartbloemwerk wordt voorbereid en uitgevoerd.

Nieuwe wensen kunnen bovendien verder worden toegevoegd zonder de hele workflow opnieuw uit te vinden. Bestellingen, producten, relaties, planning en facturatie delen dezelfde basis. Daardoor blijft Bloemstructuur ook bruikbaar wanneer de werkwijze verandert.