AI & Automatisering

Facturen automatisch verwerken met controle op uitzonderingen

Facturen uit een mailbox halen, bedragen controleren en gegevens overnemen in je administratie kost iedere keer tijd. TwoScript ontwikkelt een verwerking op maat die factuurgegevens klaarzet, controles uitvoert en aansluit op jouw bestaande proces. Je medewerkers houden de regie over goedkeuring en uitzonderingen.

Vraag een automatiseringsanalyse aan Bekijk onze werkwijze

Tijd besparenMinder handmatig werk
Minder foutenBetere data en controle
Meer ruimteFocus op wat echt belangrijk is

E-mail ontvangen
Gegevens uitlezen met AI
Controleren en verwerken
Klaar in je systeem

Resultaat

Laat je werk voor je werken

Door AI en automatisering slim in te zetten, bespaar je tijd, verminder je fouten en houd je meer ruimte over voor wat echt telt: je klanten en je groei.

Minder handmatig werk
Betere data en minder fouten
Kortere doorlooptijden
Meer tijd voor klanten en groei

Vraag een automatiseringsanalyse aan

Van binnengekomen factuur naar administratie zitten veel losse stappen

Leveranciers sturen facturen in verschillende vormen. De ene pdf bevat direct leesbare tekst, de andere is een scan. Ondertussen moet iemand de leverancier herkennen, het factuurnummer controleren, een project kiezen en de juiste collega om akkoord vragen. Bij ontbrekende informatie blijft de factuur vaak in een mailbox liggen.

Dubbele invoer ontstaat wanneer factuurgegevens eerst in een lijst worden gezet en daarna opnieuw in het boekhoudpakket. Het handmatige werk zit dus niet alleen in het lezen van de factuur, maar ook in de overdracht, controle en opvolging.

Een verwerkingsroute die past bij jouw factuurstroom

We brengen de ontvangst, beoordeling en administratieve verwerking van facturen in kaart. Daarna bepalen we welke velden nodig zijn en hoe we deze kunnen uitlezen: uit een gestructureerd bestand, met tekstherkenning of met AI. Vaste controles toetsen bijvoorbeeld of verplichte gegevens aanwezig zijn en of bedragen onderling aansluiten.

De uitkomst kan als concept naar je administratie of eerst naar een medewerker voor beoordeling. De koppeling hangt af van de mogelijkheden van je boekhoudsoftware. We maken afspraken over dubbele documenten, ontbrekende informatie en mislukte overdrachten, zodat een automatisch proces ook bij afwijkingen te volgen blijft.

Toepassingen voor factuurverwerking op maat

Gegevens uit facturen klaarzetten

Laat leveranciersnaam, factuurnummer, datum en afgesproken bedragvelden uit inkomende documenten halen. Moeilijk leesbare velden worden ter beoordeling aangeboden in plaats van ongezien overgenomen.

Dubbele facturen signaleren

Vergelijk herkenbare gegevens met eerder ontvangen facturen. Een mogelijke dubbeling komt op een controlelijst voordat iemand besluit of het document verder mag worden verwerkt.

Goedkeuring naar de juiste collega

Routeer een factuur op basis van bijvoorbeeld project, leverancier of bedrag. Leg vast wie mag goedkeuren en welke informatie nodig is om een afwijking te beoordelen.

Een conceptboeking voorbereiden

Zet gecontroleerde gegevens via een beschikbare koppeling of import klaar in je administratie. We bepalen samen welke handelingen geautomatiseerd kunnen worden en waar een definitieve controle nodig is.

Zo pakken we jouw factuurproces aan

1. Factuurstroom onderzoeken

We bekijken representatieve documenten, de ontvangstroute en je huidige administratie. Ook verschillende leveranciersformaten en correcties komen aan bod.

2. Velden en controles afspreken

Samen bepalen we welke gegevens nodig zijn, welke controles gelden en wie afwijkingen beoordeelt. We toetsen of je pakket de gewenste verwerking ondersteunt.

3. Uitlezen en koppelen testen

We bouwen de verwerking en vergelijken de uitkomsten met handmatig gecontroleerde voorbeelden. Daarbij testen we ook onleesbare documenten en dubbele aanlevering.

4. Gecontroleerd invoeren

Je team beoordeelt de eerste verwerkingen. We spreken af hoe uitzonderingen en technische fouten worden opgevolgd voordat we het proces verder uitbreiden.

Minder overtypen en een duidelijkere factuurroute

Gegevens één keer verwerken

Het overnemen van herkende velden kan vervallen, waardoor medewerkers meer tijd hebben om de inhoud van de factuur te beoordelen.

Afwijkingen eerder zichtbaar

Vaste controles helpen ontbrekende gegevens en mogelijke dubbelingen te signaleren voordat een factuur verdergaat in het proces.

Meer zicht op de opvolging

Een afgesproken goedkeuringsroute maakt duidelijk waar een factuur wacht en wie een ontbrekend gegeven of verschil moet oplossen.

Vragen over facturen automatiseren

Kan ik pdf-facturen automatisch laten verwerken?

Vaak kan dat, maar de aanpak hangt af van het document. Een pdf met tekst is anders te verwerken dan een foto of scan. We testen met jouw voorbeelden welke informatie bruikbaar kan worden uitgelezen en welke controle daarbij nodig is.

Kunnen jullie aansluiten op mijn boekhoudpakket?

We onderzoeken of het pakket een geschikte API of importmogelijkheid heeft. Ook toegangsrechten en de ondersteunde gegevens spelen mee. Pas na die controle bepalen we welke stappen kunnen worden gekoppeld.

Worden facturen zonder menselijke controle geboekt?

Dat hoeft niet. We kunnen gegevens eerst als concept klaarzetten en facturen met afwijkingen altijd laten beoordelen. De mate van automatisering spreken we af op basis van jouw controleproces en de resultaten van de tests.

Kunnen ook verkoopfacturen worden geautomatiseerd?

Ja, bijvoorbeeld door een factuurconcept voor te bereiden op basis van goedgekeurde uren of een afgerond project. Daarvoor moeten de brongegevens en afspraken over het factuurmoment helder zijn. Voor centraal offerte- en factuurbeheer kan twoManage een passend vertrekpunt zijn.

Wat gebeurt er als een factuur verkeerd wordt herkend?

We ontwerpen controlepunten voor onzekere of afwijkende gegevens en een route voor correcties. Herkenning is niet foutloos. Daarom testen we met verschillende documenten en bepalen we samen welke uitkomsten altijd een medewerker moet controleren.

Verder automatiseren

Verbind ook de stappen rondom dit proces.

Een goed proces stopt niet bij één taak. Bekijk hoe je de aanlevering, verwerking en opvolging met elkaar kunt verbinden.

Maak jouw factuurverwerking overzichtelijker

Vertel ons hoe facturen binnenkomen, wie ze controleert en welk administratiesysteem je gebruikt. Vraag een automatiseringsanalyse aan voor een passende verwerkingsroute.